Инструкция. Как спланировать возвращение сотрудников в офис

Рассчитайте, сколько человек теперь сможет вместить офис. Конкретные требования к безопасности помещений устанавливает Роспотребнадзор и региональные власти, но вы уже сейчас можете сориентироваться, насколько сильно сократится количество рабочих мест в офисе после выхода из карантина.

Чтобы узнать максимальную вместимость офиса, посчитайте количество рабочих мест, которые вы можете расположить на каждом этаже на расстоянии в 2 метра друг от друга. Учитывайте рабочие места не только в опенспейсах, но и в отдельных кабинетах и переговорках.

Для начала рекомендуется задействовать 20−40% от нового максимума. Так, если с учётом социального дистанцирования ваш офис теперь вмещает 100 человек, то на первом этапе позвать обратно стоит не больше 40 сотрудников. Так вы сможете в спокойном режиме отследить, насколько эффективно организовано пространство и удаётся ли соблюдать все правила безопасности в новых условиях.

Составьте список сотрудников, которым пока не стоит возвращаться в офис. Здесь тоже нужно ориентироваться на рекомендации Роспотребнадзора. На первом этапе, скорее всего, потребуется оставить на удалёнке работников с хроническими заболеваниями и людей старше 65 лет.

Составьте список сотрудников, которых нужно вернуть в офис в первую очередь. Речь идёт о тех специалистах, которым необходимо офлайн-присутствие для эффективного выполнения их непосредственной работы — будь то обслуживание банковских серверов, использование сложного лабораторного оборудования или раскройка новых моделей одежды.

Узнайте, кто ещё из сотрудников хочет вернуться в офис. Это дополнительный список из добровольцев, которым невыносимо и дальше находиться на удалёнке. Чтобы учитывать ещё и данные об изменениях в настроениях и эффективности работы в коллективе, можно использовать пульс-опросы на платформе TalentTech.Вовлечённость. В зависимости от настроек с их помощью можно получить срез по конкретным филиалам, отделам или сотрудникам.

Если кто-то хочет и дальше работать удалённо, не противьтесь этому. На первом этапе лучше не перезаполнять офис. К тому же многие отмечают, что их эффективность на удалёнке только повысилась. С помощью адаптивных тестов от TalentTech. Обучения вы можете проверить, насколько ваши сотрудники овладели навыками удалённой работы. А оценка методом 360 градусов поможет наладить командное взаимодействие.

Сопоставьте получившийся список возвращающихся сотрудников с новым количеством мест в офисе. Если желающих окажется слишком много, можно ввести сменный график. Это хороший вариант для интенсивной совместной работы сотрудников определённых функций или продуктовых команд.

Сейчас лучше не предоставлять одно и то же рабочее место разным сотрудникам до того, как оно пройдёт санитарную обработку. Поэтому на первом этапе выхода из карантина рекомендуют чередоваться неделя через неделю. Когда эпидемиологическая обстановка улучшится, можно перейти на смены день через день или на утренние и вечерние. Кстати, процесс распределения по сменам можно автоматизировать. В TalentTech есть решение, которое поможет руководителям и сотрудникам составить гибкое расписание работы.

Если уместить всех желающих в офисе не помогает и введение смен, совместными усилиями разработайте критерии для принятия решений о том, кого вернуть с удалёнки, а кого пока можно оставить дома. Можно ориентироваться, например, на актуальные бизнес-задачи, вовлечённость сотрудников в командную работу, их отзывы о дистанционной работе. Или воспользоваться жребием.

Проведите ребординг. Так теперь называют процесс адаптации сотрудников к новым условиям работы в офисе. Нужно подготовить справочную информацию о том, какие меры предосторожности стоит соблюдать в целях личной безопасности, как приглашать партнёров и клиентов на офлайн-встречи, как подготовить своё рабочее место к уборке перед следующей сменой, как будет работать столовая и т.д. Здесь нужно учитывать в том числе и рекомендации Роспотребнадзора. Также стоит продумать, как офисные сотрудники будут взаимодействовать с теми, кто остался на удалёнке.

Чтобы ребординг прошёл более плавно, можно использовать мобильное приложение TalentTech.Адаптация — с помощью понятного интерфейса и продуманных онлайн-квестов оно быстро обучит сотрудников новым правилам. А оценить, насколько хорошо вернувшиеся в офис усвоили новые требования к работе, помогут адаптивные тесты.

Следите за состоянием сотрудников. Речь идёт как про вернувшихся в офис, так и про дистанционных работников. В первую очередь позаботьтесь о том, чтобы все ответственные лица моментально узнавали, если кому-то нездоровится. Например, можно завести для таких сообщений отдельный канал в мессенджере Slack или чат в Telegram. Также проконтролировать выход сотрудников на смену поможет умное решение от TalentTech.

Кроме того, не забывайте регулярно проводить пульс-опросы. Они помогут выявить проблемы, о которых вы не подумали, когда проектировали новое офисное пространство. Также постоянный обмен обратной связью пойдёт на пользу удалённым сотрудникам. Когда часть коллектива вернётся в офис, оставшиеся дома могут почувствовать себя забытыми. К тому же гибридный формат работы потребует перестройки бизнес-процессов. А чтобы всё прошло гладко, нужно держать руку на пульсе.

Какие инструменты могут вам пригодиться?

► Адаптивные тесты для оценки и развития digital-навыков персонала

► Пульс-опросы для оперативного реагирования на проблемы сотрудников

► Мобильное приложение для адаптации сотрудников к новым правилам

► Умное решение для планирования смен